En 2021, une étude menée par le gouvernement a dévoilé l’importance des données fiables et des techniques pouvant être observées pour récolter des données bénéfiques au développement et à la croissance. Mais les données en soi ne pourront pas vous fournir d’informations importantes sur la façon de gérer votre entreprise. Elles ne seront utilisables qu’en les analysant avec le bon prisme, les bons KPI.

Quels sont les KPI les plus importants du service d'achat d'une entreprise ? À quels d'entre eux est-il important de s'intéresser davantage depuis les dernières années ? Dans cet article, nous nous pencherons sur les indicateurs qui nécessitent une attention toute particulière en 2022.
 

Définition : que sont les KPI 

KPI signifie Indicateur de Performance Clé (Key Performance Indicator, parfois écrit IPC en français). Les KPI sont des mesures clés qui reflètent les performances d'une entreprise. Dans le domaine des achats, les entreprises exploitent les KPI notamment pour évaluer le résultat de certaines activités de l'entreprise. Dans ce contexte, les chiffres clés servent de base d'information et de documentation, de contrôle et de planification, de base décisionnelle, de signalement et d’observation des évolutions, et enfin de base de comparaison.
 


Les 10 KPI qui méritent une attention toute particulière en 2022
 

1. La réduction des coûts

Loin d'être une nouveauté, la réduction des coûts demeure en 2022 un des KPI sur lesquels il est essentiel de se pencher lors de la gestion des achats. L'objectif principal de toute entreprise est de réduire les coûts. Pour y parvenir efficacement, on peut observer l'évolution des dépenses épargnées année après année. Vous pouvez notamment mesurer cet indicateur sur les coûts réels ou les coûts préétablis. Un bon résultat aura un impact direct sur le succès financier de votre entreprise.
 

2.  La diminution des dépenses

La réduction des coûts se réfère aux dépenses effectives d'une entreprise. Mais il est aussi nécessaire de prendre des mesures pour éviter les dépenses futures. Bien qu'il soit difficile d'avoir des chiffres tangibles reflétés dans les rapports financiers de l'entreprise, vous pouvez éviter les dépenses en vous basant sur des indicateurs clés de rendement. Ces KPI calculent approximativement le volume de dépenses évitées grâce aux mesures prises. Par exemple, si une entreprise acquiert des imprimantes laser en se basant sur une estimation des coûts moyens qu'engendrerait l'entretien des imprimantes traditionnelles, elle pourra estimer les dépenses évitées à moyen et à long terme.
 

3.  La dérive budgétaire

Il n'est pas inhabituel que les coûts d'un projet varient par rapport à ce qui était prévu. La dérive budgétaire permet de comparer les coûts réels dérivés des acquisitions avec les coûts préétablis. Il est essentiel pour tous les services d'achat de réviser ce KPI fréquemment, car il permet de vérifier l'évolution des dépenses annuelles d'une entreprise par rapport aux prévisions initiales, et ainsi d'éviter des dépenses inutiles lors de nouvelles commandes. 
 

4.  Le temps de traitement de l'ordre d'achat

Calculé en jours ou en heures, il spécifie le temps moyen qui s'écoule entre le moment où une demande d'achat est présentée et le moment où elle est transmise à un fournisseur. Cette métrique peut révéler de possibles problèmes dans les processus de travail de l'entreprise. Le temps de traitement de l'ordre d'achat est en général de 5 heures dans les entreprises les plus efficaces, bien que certaines sociétés laissent parfois plus de deux jours ouvrés avant que l'ordre d'achat soit traité.
 

5.  Le taux de produits défectueux livrés par le fournisseur 

Afin d'atteindre ses objectifs, une entreprise doit pouvoir compter pleinement sur ses fournisseurs et surveiller les KPI qui analysent leur rendement, notamment la livraison. Un des indicateurs les plus utiles en ce sens est le taux de produits défectueux livrés par le fournisseur. Il calcule le nombre de produits défectueux par million d'unités et permet d'identifier clairement les fournisseurs les plus fiables.
 

6.  Le NPS du fournisseur 

Le Net Promoter Score est un indicateur désormais incontournable pour les services d'achat. Il met en relation la proportion de clients qui recommande un fournisseur avec la proportion de clients qui ne recommande pas le même fournisseur. Il peut être calculé grâce aux résultats d'enquêtes de satisfaction. Bien qu'on ne puisse pas uniquement se baser sur cet indicateur pour prendre des décisions, il doit tout de même être pris en compte.
 

7.  La diversité

Selon (en anglais) Forrester, les valeurs éthiques des entreprises influencent de manière décisive le choix des consommateurs d'opter pour une marque ou pour une autre. La diversité est un facteur essentiel dans la responsabilité sociétale d'une entreprise et, à ce titre, ne peut pas uniquement être observée au strict minimum ni dans le but d'en faire un instrument marketing. Les clients et les actionnaires d'une entreprise attendent des fournisseurs de celle-ci qu'ils promeuvent la diversité au sein de leurs équipes. C'est pour cela que ce KPI a gagné de l'importance dans les dernières années. Il est également important de prendre en compte la diversité géographique qui a été mise en évidence par la pandémie et qui a affecté la chaîne d'approvisionnement dans plusieurs régions du monde. Et ce facteur se doit d'être mesuré avec son propre KPI.
 

8.  Le respect des délais de livraison

La livraison dans les délais et le nombre de réclamations sont deux des indicateurs de performance clé les plus importants dans les achats, car ils donnent un aperçu des performances. En France, le délai de livraison est régulé par la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) et est, de ce fait, facilement identifiable. Ces données peuvent être intégrées à votre processus d’évaluation d’un fournisseur et permettent de réagir rapidement afin de régler un problème visible ou de changer de fournisseur, le cas échéant.


9. Le ROI des acquisitions

Cet indicateur est particulièrement utile dans la prise de décision et dans l'analyse interne de l'entreprise. Il s'obtient en divisant l'économie annuelle des coûts par le coût annuel des acquisitions. Calculer le retour sur investissement (ou ROI - Return on investment) dans la gestion des achats permet de connaître la rentabilité des coûts dans les projets et les processus de rationalisation ou d'optimisation. Une information cruciale qui doit être connue avant de planifier de futurs investissements.


10. Compétitivité des prix

Le dernier KPI de la liste permet de comparer le prix payé au fournisseur par rapport aux prix observés sur le reste du marché. Il est essentiel de savoir si le prix payé est au final compétitif par rapport à la valeur ajoutée que nous apporte la commande. Cet indicateur facilite ainsi beaucoup la prise de décision. Se pencher plus attentivement sur la valeur ajoutée est, de plus, une façon d'éviter les situations de monopole où seuls les fournisseurs avec les prix les plus bas survivent. En effet, ce dernier point peut très bien avoir un fort impact sur la qualité des produits.

Pour conclure, nous pouvons affirmer que le bon suivi et la bonne analyse de ces indicateurs et des KPI spécifiques à l'entreprise et au secteur peuvent offrir une vision complète du processus de gestion d'achat. Cela peut également aider à prendre des mesures d'optimisation qui auront des conséquences directes sur les résultats.