Le comportement adapté aux salons B2B

Dans le secteur du B2B, en dépit de la digitalisation et de la quantité des offres virtuelles, les évènements en présentiel dont font partie les salons sont et demeureront un canal de vente important et un vecteur essentiel pour générer de nouveaux prospects. Toutefois, pour tirer le meilleur parti des avantages des échanges personnels, une bonne préparation est de mise. La forme qu’elle prendra dépendra principalement du secteur d'activité et du groupe cible concerné. Par exemple, pour certains événements, un comportement conservateur sera attendu. D'autres événements par contre se déroulent dans une atmosphère résolument détendue. Cependant, certains comportements sont indiqués indépendamment du type d’évènement et ce tant pour les visiteurs que pour les responsables de stands. Il n’est pas seulement question de l’apparence ou du comportement lors de la présence même au salon, mais des actions de suivi qui sont elles aussi planifiées. Les recommandations suivantes, issues des codes de conduite usuels des foires et salons, vous aideront à tirer le meilleur parti d'un tel événement B2B.
 

Préparation nécessaire tant pour les visiteurs que pour les organisateurs

En réalité, la visite d’un salon devrait toujours commencer bien avant de mettre les pieds sur le lieu même de l’évènement. Le niveau de préparation dépendra des visiteurs du salon et du personnel responsables du stand.
 

Planifiez votre visite

Il est conseillé aux visiteurs d'organiser une série de rendez-vous à même le stand et des discussions de fond dès la phase de planification de leur visite d’un salon. Cela implique de préparer l'échange et, par exemple, d'identifier les sujets et les questions spécifiques à aborder. Pour cela, il est souvent utile de recourir aux conseils et suggestions d’autres collègues. 
Un autre point important est le mode de transport : train, voiture ou avion. Le cas échéant, les billets doivent être commandés à l'avance. Ceci vaut aussi pour les séjours de plus longue durée impliquant la réservation de chambres d'hôtel. S’y prendre à l’avance évitera de se retrouver face à des prix d’hébergement exorbitants. De plus, il est très important de prévoir la garde-robe appropriée. À la fois pour les réunions officielles et, si nécessaire, pour des programmes à l’ambiance plus détendue.
 

Pour les exposants : Planifiez votre présence au salon

Tout comme pour la planification d'une visite de salon, il s'agit surtout pour les exposants de trouver le bon événement ainsi que le bon type de présentation Il s'agit donc de peser le pour et le contre pour déterminer où un engagement a du sens et est rentable. Posez-vous ces questions : Quel est l'objectif principal de votre participation ? Entretenir votre image, acquérir de nouveaux clients ou présenter un nouveau produit ? Votre présence, son but ainsi que la conception de votre stand doivent être étroitement liées aux besoins du groupe cible. Outre l'équipement et les coûts associés, il est également important de déterminer s'il y a suffisamment de personnel qualifié pour assurer la bonne tenue du stand. Les problèmes techniques doivent également être clarifiés sur place (tels que l'électricité, l'eau, le téléphone et les connexions Internet). 
Votre participation à l’évènement doit également être annoncée à l'avance, par le biais de brochures, d’informations publiées sur le site Web de l'entreprise ou d'une page d'accueil spécialement conçue, ainsi que par courrier électronique et sur divers réseaux sociaux. Le programme (y compris les horaires) et les autres informations utiles (parkings, restaurants à proximité, etc.) pour les visiteurs du salon doivent y être indiqués. Il est aussi logique et souhaitable d'inviter personnellement des contacts importants et des clients potentiels.
 


Code de conduite des salons commerciaux : Les règles de base

Courtoisie et objectivité sont attendues tant des visiteurs que des exposants. Les deux parties doivent pouvoir échanger de manière respectueuse et ouverte d'esprit. Les rendez-vous convenus doivent être respectés et, si nécessaire, préparés individuellement. Lors des discussions, les questions pertinentes, les suggestions et les critiques éventuelles doivent être exprimées de manière professionnelle. Il est important de toujours laisser parler l'autre personne. De plus, ne faites pas de promesses qui ne pourront être tenues. L’ensemble des participants doivent demeurer dynamiques, vigilants et concentrés pendant toute la durée du salon. Ces exigences valent également pour des soirées plus formelles. En effet, ces évènements offrent souvent de très belles opportunités de réseautage. Cependant, il ne faudrait pas non plus trop se laisser aller : quiconque se présente tard à un rendez-vous le lendemain matin ou affiche encore des signes d’ivresse ne fera certainement pas bonne impression. Le personnel du stand devrait aussi éviter de se tenir par groupes ou d’avoir l'air de s'ennuyer. Les mains dans les poches des pantalons, le fait de rester assis pendant de longues périodes ou encore d’héler les visiteurs pour attirer l’attention sont autant de comportements à prescrire.
 

Concluez des offres, trouvez de nouveaux partenaires commerciaux

Seul le personnel approprié et correctement déployé peut faire d'un salon B2B un succès. Cela vaut aussi bien pour les visiteurs que pour les exposants. Les responsabilités et tâches spécifiques devraient donc toujours être réparties. De cette façon, toutes les personnes impliquées savent ce qu'elles doivent faire. Quels que soient la manière dont un contact est établi et quels que soit son objectif, l'échange doit toujours demeurer respectueux et se dérouler sur un pied d'égalité. Il est également nécessaire de déterminer la durée des discussions et des négociations prévues avec chaque partenaire commercial. Des périodes tampons doivent aussi être prévues au cas où l’un ou l’autre rendez-vous dépasserait le temps imparti. Veillez à ce que le temps attribué à un entretien soit raisonnablement proportionné au résultat souhaité. 
Les deux parties doivent disposer des informations importantes à portée de main et être en mesure de les transférer facilement par voie digitale, telles que les informations sur les clients ou les produits. Disposer de cartes de visites indiquant les options de contact les plus importantes est toujours un plus.
 

Suivi post-salon

Le suivi est au moins aussi important que le salon lui-même. Car c’est bien souvent à ce stade que de nombreuses rencontres se transforment en prospects ou mènent à des offres. Il convient donc de prévoir suffisamment de temps pour cela une fois l’évènement terminé. À retenir à ce propos : Évaluez les informations (numériques) collectées sur les prospects et triez-les en fonction des opportunités potentielles. Cela inclut également la visualisation et la classification des cartes de visite. Priorisez les contacts particulièrement prometteurs et prévoyez d’y répondre (personnellement!) après le salon. Vous, ainsi que toutes les personnes sincèrement intéressées devraient recevoir des offres, des formulaires ou des brochures appropriés. Si possible, ce travail devrait aussi se faire le plus rapidement possible, au mieux dans les deux semaines suivant la fin d’un salon. 
Plus les objectifs définis lors de l'événement sont spécifiques, plus il vous sera facile de mesurer votre succès. Pour y parvenir, prévoyez une séance de débriefing avec toutes les parties prenantes. Quels objectifs ont été atteints et lesquels ne l'ont pas été ? Qu'est-ce qui s'est bien passé et quelles sont les améliorations à apporter ? De telles questions devraient également être discutées en interne environ quatre semaines suivant le salon. De cette manière, il vous sera possible de tirer certaines conclusions concernant le contenu, la conception et le déroulement du prochain événement.